Documents administratifs

Depuis 2022, la commune a mis en place un service dédié au traitement des demandes d'accès aux documents administratifs.

Définition

“Sont considérés comme documents administratifs, […] quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, les documents produits ou reçus, dans le cadre de leur mission de service public, par l’Etat, les collectivités territoriales ainsi que par les autres personnes de droit public ou les personnes de droit privé chargées d’une telle mission. Constituent de tels documents notamment les dossiers, rapports, études, comptes rendus, procès-verbaux, statistiques, instructions, circulaires, notes et réponses ministérielles, correspondances, avis, prévisions, codes sources et décisions.”

Article L.300-2 du code des Relations entre le public et l’administration.

 

Le droit d'accès

Toute personne physique ou morale a le droit de demander communication d’un document administratif, et cela quel que soit son lieu de résidence.

Ce droit d’accès s’exerce uniquement si la demande concerne un document de nature administrative produit ou reçu par la commune. Il ne peut s’exercer sur les documents inachevés, préparatoires à une décision ou diffusés publiquement.

Certains documents ne sont pas considérés comme des documents administratifs et ne sont donc pas communicables :

  • les documents juridictionnels (ex: jugement, arrêt),
  • les documents judiciaires,
  • les documents d’état civil,
  • les documents privés (ex: acte notarié),
  • les documents des assemblées parlementaires.

Les secrets protégés par la loi

Article L.311-5 du code des Relations avec le public et l’administration

Documents relatifs :

  • au secret des délibérations du gouvernement et des autorités responsables relevant du pouvoir exécutif ;
  • au secret de la défense nationale ;
  • au secret de la conduite de la politique extérieure ;
  • à la monnaie et crédit public ;
  • à la sûreté de l’Etat, sécurité publique, sécurité des personnes ;
  • au déroulement des procédures engagées devant les juridictions ou les opération préalables à de telles procédures ;
  • à la recherche des infractions fiscales et douanières ;
  • etc.

Article L.311-6 du code des Relations avec le public et l’administration

  • les documents dont la communication porterait atteinte à la protection de la vie privée, au secret médical et au secret des affaires ;
  • les documents portant une appréciation ou un jugement de valeur sur une personne physique, nommément désignée ou facilement identifiable ;
  • les documents faisant apparaître le comportement d’une personne, dès lors que la divulgation de ce comportement pourrait lui porter préjudice.

Les modalités d'accès

Les demandes doivent être clairement formulées et adressées au service d’Accès aux documents administratifs. La collectivité n’est pas tenue d’entamer des recherches dans ses dossiers afin de répondre à une demande qui serait imprécise et/ou incomplète.

Lorsque la collectivité reçoit une demande d’accès, elle dispose d’un délai d’un mois pour y répondre. Toutefois, ce délai peut être rallongé en fonction du nombre de demandes réceptionnées par le service. 

Le demandeur est en droit de préciser dans sa demande les conditions de communication d’un document administratif, qui s’opèrent  dans les limites des possibilités humaines et techniques de l’administration.

Trois modes de communication s’offrent au demandeur :

  • la consultation sur place et sans frais, aux horaires d’ouverture de la mairie ;
  • l’envoi par courriel sans frais ;
  • la reproduction et l’envoi postal aux frais du demandeur (se référer aux tarifs publics).

« L’administration n’est pas tenue de donner suite aux demandes abusives, en particulier par leur nombre, leur caractère répétitif ou systématique » – Article L.311-2 du code des Relations entre le public et l’administration.

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